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EXEMPLO DE ORGANIZAÇÃO NO ARQUIVO JUDICIAL DA COMARCA DE JARDIM DO SERIDÓ

Localização de processos de forma instantânea. Organização e catalogação de processos como uma das prioridades para o oferecimento de uma prestação jurisdicional célere e eficiente. Essa é uma realidade vivida pelos operadores do direito e pelos cidadãos que fazem uso dos serviços do Poder Judiciário na Comarca de Jardim do Seridó, localizada a 246 km de Natal.

À primeira vista, o visitante pode estranhar o pouco espaço utilizado para a guarda dos processos judiciais, mas ao passar a vista pelas estantes que guarnecem o local logo percebe o cuidado, a organização e a limpeza com que o material é armazenado no Fórum Municipal Desembargador Oscar Siqueira. Tudo fruto da dedicação e empenho da equipe de servidores (próprios e cedidos, além dos estagiários) que compõem a estrutura de recursos humanos disponível naquele Juízo de Vara Única.

Segundo explicou a chefe de Secretaria Adriana Dantas de Medeiros, todos os processos são arquivados em caixas próprias e são separados por tipo de ação judicial e por ano, e cita, como por exemplo, caixas que guardam somente processos de improbidade administrativa de determinado ano, ou processos de paternidade, ou execução penal, e assim por diante. Ela disse que a quantidade de processos em cada caixa é variável, a depender da quantidade de volumes dos processos.

Atualmente, existem 590 caixas com centenas de processos já arquivados, além das caixas do arquivo provisório. Para ela, este tipo de organização também facilita a busca dos processos que ainda não foram arquivados, porque eles também são catalogados. Ela explicou que os processos são organizados por ano dentro das caixas, que recebem uma numeração.

Assim, quando o jurisdicionado solicita um processo já arquivado, como já está tudo organizado nas suas caixas, já é localizado facilmente por já se saber em que caixa está, com a informação como nome da parte ou número do processo. Adriana Dantas credita essa o êxito dessa forma de trabalho à juíza Janaína Lobo da Silva Maia, à frente daquela unidade judicial desde o ano de 2010.

“Ela foi quem organizou o arquivo e desde a sua chegada, e com isso os servidores não têm dificuldade de encontrar processos no arquivo. Mesmo os processos que estão no arquivo provisório, que não estão nas suas caixas respectivas, porque estão aguardando arquivamento, há facilidade de se localizar”, comemorou lembrando que há aproximadamente seis anos havia dificuldade de localização dos processos.

“Esse trabalho começou há seis anos. Antes não era organizado. Era muito difícil, só quem saberia onde os processos estavam era a antiga chefe de secretaria, que hoje está aposentada. Hoje, mesmo com o problema da pouca quantidade de servidor, não temos problema para localizar os processos requisitados pelos advogados e pelas partes”, contou, reiterando que a vantagem deste tipo de organização é a rápida localização dos processos, com os feitos de Juizados Especiais e da Justiça Comum recebendo o mesmo tratamento quanto à organização.

Publicado originalmente em 26/04/2017 em TJ-RN.

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